Plan działań naprawczych finansów ZHP


Przedstawiam plan działań naprawczych finansów. Oczywiście jest to plan, i jak każdy plan ewoluuje w obliczu zmieniającej się sytuacji. Plan ten funkcjonuje w Głównej Kwaterze od sierpnia 2010 roku i jest modyfikowany, tak aby wprowadzane zmiany były najbardziej efektywne.

Plan działań naprawczych finansów, o którym piszę, dotyczy funkcjonowania szczebla centralnego ZHP rozumianego jako miejsce powstania lub odpowiedzialności za powstanie przychodu lub kosztu, w odróżnieniu od przypisywania odpowiedzialności za ich powstanie tylko GK ZHP  jako władzy wykonawczej. Trzeba zdać sobie sprawę, że powstałe zobowiązania, za które odpowiedzialność ponosi Główna Kwatera ZHP obejmują w znacznej mierze te mające podłoże w długach wytworzonych w chorągwiach i hufcach (np. zobowiązania z tytułu nieodprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne dawnej Chorągwi Opolskiej ZHP lub zobowiązania z tytułu renty inwalidzkiej) oraz jednostkach samobilansujących się (np. zadłużenie z tytułu remontu klasowego s/y „Zawisza Czarny"). Nie oznacza to, że tyko GK ZHP boryka się z trudnościami finansowymi. Problemy te dotyczą również w różnym stopniu komend chorągwi, co zaś przekłada się bezpośrednio na płynność finansową jednostek  i przepływy środków między nimi (stąd też m.in. osławiona niska ściągalność składek z chorągwi).

Plan działań naprawczych składa się z dwóch podstawowych części:  analizy sytuacji finansowo-gospodarczej szczebla centralnego ZHP oraz propozycji zmian sanujących.

Jako element pierwszej części, obrazujący faktyczny (księgowy) stan zobowiązań szczebla centralnego ZHP i ZHP jako całości przedstawiam dane finansowe za lata 2000-2009:

 

tl_files/80/JPG_80_tabela_zobowiazania_201103_17_.JPG

ZHP* - dane bez wyłączeń


Z powyższego zestawienia wynika, że zadłużanie szczebla centralnego ZHP, pomimo zbycia w roku 2005 nieruchomości przy ul. Niemcewicza 17, nie zostało powstrzymane i stanowiło proces systematyczny i ciągły. Narastanie długu będącego w gestii Głównej Kwatery ZHP, w latach 2007 - 2009 związane było  m.in. z przekazywaniem do chorągwi majątku nieruchomego, koniecznością zabezpieczenia rezerw na realizację projektu Harcerska Natura oraz zobowiązaniem dotyczącym sprzedaży nieruchomości
w Ujeździe.

Jednakże należy stwierdzić, że zgodnie z kierunkami działania Głównej Kwatery ZHP, w roku 2010 proces zadłużania został zatrzymany. Dokonano spłaty zobowiązań na kwotę  ok. 500.000,00 zł.

 Szczebel centralny ZHP dla utrzymania zakresu realizowanych działań oraz podstawowych mechanizmów funkcjonowania stowarzyszenia o ogólnopolskim zasięgu, a także w celu systematycznego spłacania zadłużenia winien dysponować budżetem rocznym wielkości ok. 4 mln zł. W ramach tegoż budżetu:
- ok. 1,5 mln zł stanowi kwota realizacji działań misyjnych i jest pokrywana z dotacji przedmiotowych oraz odpłatności uczestników
- ok. 720 tys. zł  rocznie (ok. 60 tys. zł miesięcznie) na spłatę zobowiązań (uwzględniając ich rzeczywiste objęcie układami i ugodami)
 -ok. 1,8 mln zł ( 150 tys. zł miesięcznie) - na utrzymanie podstawowych funkcji administracyjnych.
Dwie ostanie pozycje dają  kwotę 2,5 mln zł  i taką sumę stowarzyszenie winno zabezpieczyć na  funkcjonowanie szczebla centralnego.

Wskutek podjętych reform i zmian strukturalnych dotyczących zarządzania majątkiem szczebla centralnego ZHP, Główna Kwatera ZHP od roku 2012 zdolna będzie wytworzyć nadwyżkę finansową
w wysokości około 0,7 mln zł  pochodzącą z jednostek podległych i zależnych. Kwota niezbędna do zabezpieczenia z tytułu składek członków stowarzyszenia winna wynieść około 1,8 mln zł.

Jednakże w obliczu decyzji Rady Naczelnej z 18 grudnia 2010 r. w przedmiocie pozostawienia systemu, wielkości i alokacji składki członkowskiej bez zmian w roku 2011 i następnych, pomimo złożenia przez Główną Kwaterę trzech różnych projektów uchwał zapewniających finansowanie w koniecznej wysokości oraz spadku liczebności ZHP, spłata zobowiązań netto, a nawet utrzymanie obecnego stanu zadłużenia, nie będzie możliwe. I właśnie dlatego Główna Kwatera ZHP w lutym 2011 roku złożyła projekt uchwały
w sprawie dodatkowej jednorazowej składki członkowskiej od każdego członka ZHP w wysokości 10 zł. Rada Naczelna ZHP natomiast dokonała modyfikacji projektu i przyjęła uchwałę w znanej nam treści.

Jednorazowa składka od pełnoletnich instruktorów ZHP została włączona do planu działań naprawczych finansów jako działanie ekstraordynaryjne.
Pewnie dla części instruktorów uchwała Rady Naczelnej jest  zapewnieniem „jednorazowego charakteru" składki dodatkowej, dla innych zaś przejawem „kolejnego" działania „po omacku", które niczego nie zapewnia. Uważam, że winniśmy wypracować środki za pomocą majątku ZHP na spłatę zadłużenia, zaś ze składek winniśmy utrzymywać zarówno administrację jak i władze naczelne. Dlatego, też nie zgadzam się i nie zgodzę się na utratę jakiegokolwiek nieruchomego składnika majątkowego, znajdującego się w gestii ZHP - innymi słowy zrobię wszystko, aby OSW ZHP Perkoz pozostał w zarządzie GK ZHP, bez względu na zamiary Chorągwi Kujawsko-Pomorskiej czy Warmińsko-Mazurskiej.

Druga cześć tego planu składa się z wykazu czynności sanujących. Zawiera ich osadzenie w czasie, korelacje pomiędzy nimi i przewidywane skutki o charakterze finansowym krótko i średniookresowym. Niemniej jednak dla potrzeb tego artykułu przedstawiam je tylko w dwóch aspektach - skróconego opisu
i proponowanych czynności.

Zatem plan składa się z następujących działań:
1.    Obsługa długu
1.1.  Zadłużenie publiczno - prawne
Opis działania
Wszelkie zobowiązania o charakterze publicznoprawnym należy objąć układem lub ugodą (w tym kwestie zobowiązań z tytułu sprzedaży nieruchomości w Ujeździe). Ugody należy w pierwszym roku wprowadzania działań naprawczych odroczyć lub znacząco pomniejszyć kwotę łączną spłaty zobowiązań miesięcznych.
Proponowane jest:
- podjęcie dalszych działań mających na celu umorzenie zobowiązań publicznoprawnych;
- zbycie aktywów stanowiących zabezpieczenie składkowe Chorągwi Stołecznej ZHP
- zbycie aktywów nie przejętych w drodze przekazania przez chorągwie
- wprowadzenie dodatkowej składki członkowskiej na spłatę zobowiązań
1.2.  Zadłużenie względem sektora przedsiębiorstw
Opis działania
Wszelkie zobowiązania o charakterze prywatnoprawnym, w szczególności związane
z działalnością podstawową ZHP (statutowa, misyjną) należy objąć ugodami lub dokonać ich spłaty jednorazowo. W pierwszym roku wprowadzania działań naprawczych należy zawierać ugody uwzględniając pomniejszenie wartości układów ratalnych zadłużenia PP.
Proponowane jest:
- podjęcie dalszych działań mających na celu umorzenie odsetek od zobowiązań względem sektora przedsiębiorstw;
- podjęcie działań mających na celu pozyskanie dodatkowych środków na spłatę KWIT (składka dodatkowa);
- zbycie aktywów stanowiących zabezpieczenie składkowe Chorągwi Stołecznej ZHP
- zbycie aktywów nie przyjętych w drodze przekazania przez chorągwie
- uzyskanie kredytu bankowego z przeznaczeniem na spłatę zobowiązań zadawnionych (ok. 1,5 mln zł)
1.3.  Zadłużenie względem wolontariuszy
Opis działania
Zadłużenie względem wolontariuszy wynikające z deklaracji pokrywania kosztów przejazdu lub delegacji służbowych winno być systematycznie pomniejszane kwartalną kwotą około 15000 zł. Działanie takie doprowadzi do pełnej spłaty zobowiązań z tego tytułu do końca roku 2012.
Proponowane jest:
- systematyczna spłata zobowiązań;
- ograniczenie powstawania zobowiązań poprzez niewyrażanie zgody na generowanie kosztów podwyższonych (np. korzystanie z komunikacji publicznej zamiast przejazdów samochodami);
- poszukiwanie źródeł pokrycia kosztów w finansowaniu projektowym
1.4.  Składki międzynarodowe
Opis działania
Zobowiązania składkowe względem WOSM zostały objęte układem, należy objąć układem zobowiązanie z tegoż tytułu względem WAGGGS.
Proponowane jest:
- objęcie układem zobowiązań składkowych WAGGGS;
(działanie proponowane jest obarczone ryzykiem precedensu, bowiem taka formuła układu
z WOSM i WAGGGS nie była proponowana przez żadną organizację członkowską w całej historii ruchu skautowego)
2.    Koszty stałe SC ZHP
2.1.  Wprowadzenie budżetu zadaniowego
Opis działania
Wprowadzenie budżetu bilansującego przychody z kosztami implikuje określenie zadań jakie powinny być realizowane przez SC ZHP, w ramach działalności statutowej organów oraz działalności statutowej - misyjnej, tj. realizacji celów statutowych. Dla zachowania płynności finansowej i uprawdopodobnienia niemożliwości generowania zobowiązań nie mających pokrycia w przychodach pewnych należy wdrożyć zasadę bezwzględnego przestrzegania dyscypliny budżetowej w ramach zadania budżetowego. Uruchomienie realizacji zadania budżetowego winno następować jedynie wówczas kiedy w dyspozycji GK ZHP znajduje się 100% finansowania zadania.
Proponowane jest:
- ograniczenie realizacji zadań wynikających z uchwał władz naczelnych lub wyraźne wskazanie dodatkowych i pełnych źródeł finasowania;
- opracowanie katalogu zadań podstawowych (finansowanych ze składki członkowskiej)
 i dodatkowych (finansowanych z pozostałych źródeł);
- realizowanie jedynie zadań o dużej, mierzalnej efektywności;
2.2.  Restrukturyzacja zatrudnienia
Opis działania
Obecnie w SC ZHP zatrudnionych jest 17 osób na podstawie umowy o pracę oraz 4 osoby
w oparciu o stosunek cywilnoprawny. Żadna z osób zatrudnionych nie jest związana bezpośrednio z żadnym realizowanym przez GK ZHP projektem dofinansowanym ze środków publicznych - nie istnieje zatrudnienie projektowe. Wszystkie osoby zatrudnione pełnią rolę ministerialną, tj. zajmują się obsługą innych jednostek organizacyjnych SC ZHP. Odczuwa się wyraźny niedobór
w zakresie sprecyzowania zadań, uregulowania wynagrodzeń, obciążenia pracą oraz akcyjności działania.
Proponowane jest:
- ograniczenie zatrudnienia do 14 osób (zmniejszenie zatrudnienia wiąże się z koniecznością wypłaty odpraw)
- wprowadzenie nowoczesnego systemu motywacyjnego zawierającego ścieżkę kariery, system oceny kompetencyjnej, zasady wynagradzania, opisy stanowisk
- wyraźne oddzielenie stosunku pracy od stosunku wolontarystycznego (poprzez wprowadzenie rozdzielności funkcji pracowniczych i harcerskich)
- wprowadzenie zatrudnienia projektowego (tj. znajdującego pełne pokrycie kosztowe
w realizowanym projekcie)
- restrukturyzacja wydziału księgowego np. outsourcing usług księgowych (poprzez przekazanie do SZAiL)
- restrukturyzacja obsługi prawnej np. outsourcing usług prawnych
2.3.  Outsourcing
Opis działania
Zadania o charakterze specjalistycznym lub o wysokich osobowych kosztach realizacji (ze względu na konieczność posiadania zawodowych kwalifikacji eksperckich), tj. np. prawnicze, księgowe, rzeczoznawcze, należy poddać procesowi outsourcingu.
Proponowane jest:
- określenie zadań mogących podlegać uzewnętrznieniu
- dokonanie analizy rynku usług zewnętrznych oraz ich stopniowe wprowadzanie na SCZHP
2.4.  Zawieszenie członkostwa WOSM i WAGGGS
Opis działania
Należy wystąpić o zawieszenie członkostwa w strukturach międzynarodowych ze względów finansowych, z jednoczesnym uprawnieniem do nienaliczania za okres zawieszenia składek członkowskich.
Proponowane jest:
- podjęcie rozmów w zakresie działania z przedstawicielami WOSM i WAGGGS;
- przygotowanie, a następnie złożenie stosownych wniosków;
(działanie proponowane jest obarczone ryzykiem precedensu, bowiem taka formuła układu
z WOSM i WAGGGS nie była proponowana przez żadną organizację członkowską w całej historii ruchu skautowego)
2.5.  Rozdzielenie działalności gospodarczej i statutowej
Opis działania
Obecnie majątek SC ZHP znajduje się w gestii zarówno jednostek podległych, jak również
w gestii jednostek zależnych Taki stan rzeczy powoduje z jednej strony wysokie koszty nadzoru, z innej nieefektywność zarządzania, z kolejnej zaburzenie funkcji majątku w stowarzyszeniu itp.
Proponowane jest:
- rozważenie sukcesywnego przekształcania jednostek podległych w jednostki zależne
- przeprowadzenie likwidacji Best Harctur Sp. z o.o. wraz z uzyskaniem zwrotu znaków towarowych oraz własności Harctur Sp. z o.o.
- rozważenie przeniesienia  do SZAiL Sp. z o.o. księgowości jednostek w tym księgowości ZHP
- rozważenie przekazania do jednostek zależnych wszelkich ruchomości (środków trwałych) na zasadzie sprzedaży ratalnej (za wyjątkiem aktywów Muzeum Harcerstwa)
- wprowadzenie jednolitych zasad działania dla fundacji i spółek ZHP
- wprowadzenie kontraktów menedżerskich z osobami zarządzającymi podmiotami zależnymi
3.    Przychody GK ZHP
3.1.  Składka organizacyjna
Opis działania
Obecnie składka członkowska nie pokrywa kosztów działania SC ZHP jako stowarzyszenia. Jej ściągalność wynosi około 69% (za I KW 2010 roku = 94,64%, za II KW 2010 roku = 84,75%, za III KW 2010 roku = 61,94%, za IV KW 2010 roku = 34,60%). W wielu środowiskach jest przyczynkiem do niewychowawczych zachowań (zaniżanie stanów liczebnych).
Proponowane jest:
- przypisanie składki minimalnej w wysokości 36 zł (lub wyższej) do podstawowej jednostki organizacyjnej (PJO)
- wprowadzenie opłaty od podstawowej jednostki organizacyjnej  na rzecz struktur ZHP (hufców, chorągwi, SC ZHP) w wysokości ok. 150 zł kwartalnie
- wprowadzenie następującego podziału składki 20% hufiec; 30% chorągiew; 50% SC ZHP
3.2.  Składka dodatkowa (długi)
Opis działania
KWIT w lipcu 2011 roku stanie się wymagalny. Spłata Komercyjnych Weksli Inwestycyjnych Terminowych (KWIT) nie jest możliwa bez znalezienia dodatkowego źródła przychodu. Dla zrestrukturyzowania zadłużenia, poprzez spłatę większości zadłużenia sektora przedsiębiorstw oraz KWIT, konieczne jest zaciągniecie kredytu hipotecznego. W obecnej sytuacji szczebel centralny ZHP  nie posiada żadnej zdolności kredytowej (vide wyniki finansowe za ostatnie 3 lata). Aby móc ubiegać się o uzyskanie kredytu niezbędne jest wykazanie zdolności regulowania rat spłaty - składka dodatkowa umożliwi takie działanie.
Proponowane jest:
3.3.  Rozdzielenie działalności gospodarczej i statutowej - Holding ZHP
Opis działania
Obecnie nie istnieje system zapewnienia zasobów dla całego SC ZHP. Każda jednostka, obszar a niekiedy nawet Wydział dokonuje rozczłonkowanych zakupów począwszy od art. biurowych a skończywszy na zamówieniach w projektach u podmiotów zewnętrznych. Nie istnieje żaden system wymiany informacji o posiadanych zasobach oraz o planowanych zakupach. Nie znany jest stan zapasów.
Proponowane jest:
- opracowanie zakresu świadczeń jednostek zależnych Głównej Kwatery ZHP jakie mogą być świadczone na rzecz pozostałych jednostek harcerskich
- opracowanie kompleksowej „oferty ZHP" dla podmiotów zewnętrznych w tym szkół (np. touroperator wypoczynku letniego i zimowego)
- przypisanie do zadań biura GK ZHP zadania z zakresu zapewnienia zasobów SC ZHP
- wprowadzenie zasady „jeden wystarczy" dla działalności biura ZHP
3.4.  Dodatkowa dywersyfikacja przychodów
Opis działania
Majątek ZHP jest dalece niedoinwestowany. Jego utrzymanie bez zbędnego zasilenia środkami z zewnątrz będzie powodowało wzrost kosztu utrzymania. Ponadto środki pochodzące ze składek oraz od jednostek podległych i zależnych Głównej Kwatery ZHP są nie wystarczające dla rozwoju organizacji. Działanie ma na celu wypracowanie źródeł oraz mechanizmów zwiększających przychody organizacji w oparciu o potencjał dotąd nie wykorzystywany lub wykorzystywany w stopniu znikomym (np. marka ZHP).
Proponowane jest:
- brandowanie marką ZHP produktów konsumpcyjnych
- wykorzystanie narzędzi marketingu i sprzedaży bezpośredniej przy pomocy np. dotpay
- podjęcie współpracy z sektorem przedsiębiorstw w zakresie inwestycji w majątek ZHP
- podjęcie współpracy z sektorem publicznym w zakresie inwestycji w majątek ZHP
- uruchomienie programów lojalnościowych w oparciu o system ewidencyjny
3.5.  Kapitał Stabilizacyjny
Opis działania
W celu zabezpieczania środków na inwestycje i niezbędne modernizacje majątku ZHP konieczne jest wytworzenie środków nieprzypisanych do zadań statutowych w senesie budżetowym oraz nie przeznaczonych na spłatę zadłużenia. W tym celu należy wyodrębnić rachunek bankowy nazwany Kapitałem Stabilizacyjnym, na którym gromadzone będą środki pochodzące ze sprzedaży majątku ZHP oraz innych źródeł.
Proponowane jest:
-  zobowiązanie chorągwi do przekazywania 10% wartości sprzedaży nieruchomości na ten rachunek bankowy
- rozpoczęcie akcji promocyjnej dobrowolnych wpłat przyjaciół harcerstwa z przeznaczeniem na inwestowanie w harcerski majątek (darowizny)

Przedstawione działania mają przynieść taki skutek globalny, że po okresie 6 lat od ich wprowadzenia ZHP nie będzie posiadało żadnego zadłużenia oraz nie będzie generować nowych długów. Bardziej szczegółowo zaś efekty można przedstawić następująco w krótkim okresie (do 3 lat od rozpoczęcia wdrażania) powinniśmy zaobserwować rezultaty w postaci:
1.   Realizowanie zadań statutowych (w tym misyjnych) w oparciu i na podstawie realnie bilansującego się budżetu;
2.   Stopniowe i systematyczne zmniejszanie roli osobowej składki członkowskiej jako źródła przychodu;
3.   Powstanie powiązań o charakterze holdingowym pomiędzy jednostkami zależnymi Głównej Kwatery ZHP;
4.   Przebudowanie struktury organizacyjno - administracyjnej ZHP (aparatu ministerialnego);
5.   Odbudowanie wiarygodności kontrahenckiej ZHP, poprzez rzetelne wykonywanie zobowiązań kontraktowych;
6.   Wytworzenie mechanizmów zabezpieczających przed generowaniem „nowego zadłużenia", poprzez transparentne wskazanie skutków finansowych działań władz ZHP każdego szczebla;
Natomiast w okresie średnim (do 6 lat od rozpoczęcia wdrażania) należy spodziewać się rezultatów
w postaci:
7.   Zwiększenia rentowności jednostek zależnych Głównej Kwatery ZHP;
8.   Zwiększenia sumy bilansowej ZHP;
9.   Wzrostu efektywności działań o charakterze nie gospodarczym;
10.Wytworzenia szerokiej oferty usługowej jednostek zależnych Głównej Kwatery ZHP skierowanej do jednostek ZHP;
11.Konsekwentnego regulowania zadłużenia ZHP prowadzącego do jego spłaty;
12.Zmiany w postrzeganiu roli osób zatrudnionych w ZHP oraz roli wolontariuszy.
Mam nadzieję, że powyższe wyjaśnienia ukazują podjęte działania GK ZHP w celu wyprowadzenia organizacji z dramatycznej sytuacji finansowej. Mam też świadomość, że zagorzałych przeciwników nie przekonam do swoich racji. Jednakże mam też nadzieję, że rozwiałem mgłę zarzutów jakoby działania GK ZHP w przedmiocie zarządzania długiem szczebla centralnego ZHP były jedynie splotem  przypadkowych działań i niesubordynacji. 

Przedstawione pomysły i zamierzenia mogą ulegać zmianie. Jeśli więc dysponujesz ciekawą, przemyślaną propozycją - jestem otwarty, skontaktuj się ze mną.

hm. Lucjan Brudzyński
skarbnik ZHP